Jak otworzyć firmę spedycyjną w Rumunii i uzyskać licencję?

Otwarcie firmy spedycyjnej w Rumunii może być bardzo dobrym kierunkiem dla przedsiębiorców, którzy chcą obsługiwać przewozy międzynarodowe, budować sieć przewoźników i klientów oraz działać w modelu organizacji transportu, a niekoniecznie od razu inwestować we własną flotę ciężarową. Trzeba jednak od początku bardzo wyraźnie rozróżnić dwie działalności, które w praktyce są często mylone: spedycję oraz transport drogowy rzeczy. To nie są tożsame modele biznesowe ani tożsame reżimy prawne. W rumuńskich przepisach działalność spedycyjna związana z organizowaniem przewozu drogowego występuje jako activități de intermediere a operațiunilor de transport rutier contra cost, czyli działalność polegająca na pośredniczeniu w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem. Z kolei sam przewóz towarów własnymi pojazdami podlega odrębnemu reżimowi licencyjnemu właściwemu dla operatorów transportu drogowego.

To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie praktyczne. Firma spedycyjna w Rumunii może działać jako organizator przewozu, przyjmować zlecenia od klientów, zawierać umowy przewozu we własnym imieniu i zlecać fizyczne wykonanie transportu operatorowi transportu drogowego. Jeżeli jednak ta sama spółka chce dodatkowo sama wykonywać przewozy ciężarówkami, wchodzi już w obszar licencji transportowej, licencji wspólnotowej, kopii zgodnych dla pojazdów oraz wymogów właściwych dla przewoźników drogowych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien już na etapie zakładania spółki zdecydować, czy chce prowadzić wyłącznie spedycję, czy także transport. To wpływa zarówno na kody działalności, jak i na obowiązki wobec ARR.

Firma spedycyjna w Rumunii – czym zajmuje się spedytor?

Rumuńskie przepisy bardzo jasno pokazują, że spedytor nie jest tym samym podmiotem co przewoźnik. Zgodnie z przepisami dotyczącymi transportów drogowych działalność intermediere w przewozie drogowym polega na przejmowaniu od klientów zleceń transportowych, które następnie mają zostać wykonane w imieniu pośrednika, przez operatora transportu drogowego, na podstawie odrębnych umów. Co więcej, w wykonywaniu tej działalności operator ekonomiczny zawiera umowę transportu we własnym imieniu i odpowiada wobec klienta za wykonanie przewozu. To właśnie odróżnia klasyczną spedycję od prostego przekazywania kontaktów lub zwykłego marketingowego kojarzenia stron.

Dla polskiego przedsiębiorcy najważniejszy wniosek jest prosty: jeżeli chcesz w Rumunii prowadzić działalność polegającą na organizowaniu przewozów drogowych za wynagrodzeniem, nie wystarczy samo zarejestrowanie spółki. W zakresie drogowym potrzebna jest odrębna licencja ARR dla działalności pośrednictwa w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem. Jest to inna licencja niż licencja przewoźnika drogowego. Nie należy ich utożsamiać ani zakładać, że jedna zastępuje drugą.

Jaka forma prawna jest najlepsza dla firmy spedycyjnej w Rumunii?

W praktyce najczęściej wybieraną formą dla zagranicznych przedsiębiorców pozostaje SRL, czyli rumuńska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. To najwygodniejsze rozwiązanie dla większości projektów biznesowych w logistyce i spedycji, zwłaszcza jeśli działalność ma być rozwijana stopniowo i początkowo bez własnej floty. Jeżeli chcesz porównać formy prowadzenia działalności, pomocny może być materiał o rodzajach spółek w Rumunii. Dla nowo zakładanych SRL minimalny kapitał zakładowy wynosi obecnie 500 lei. Jednocześnie od końca 2025 r. obowiązują w Rumunii przepisy, zgodnie z którymi przy określonym poziomie obrotów istniejące SRL mają obowiązek zwiększyć minimalny kapitał do 5.000 lei, ale dla nowo tworzonych spółek punktem startowym pozostaje 500 lei.

W praktyce SRL daje przedsiębiorcy większą przewidywalność w relacjach z klientami, przewoźnikami, bankami i organami administracji. Dodatkowo jest to forma najlepiej dopasowana do modelu, w którym spółka zawiera umowy handlowe, organizuje zlecenia przewozowe, korzysta z podwykonawców i buduje sieć operacyjną. Przy zakładaniu spółki warto od razu pomyśleć o tym, czy działalność ma obejmować wyłącznie spedycję, czy także magazynowanie, obsługę dokumentacji, usługi logistyczne, a może później również przewóz własny.

Jakie kody CAEN wybrać dla firmy spedycyjnej w Rumunii?

To jedna z najważniejszych praktycznych kwestii. Od 2025 r. w Rumunii obowiązuje CAEN Rev.3, dlatego stare zestawienia kodów publikowane w wielu artykułach są już niewystarczające. Dla działalności spedycyjnej i logistycznej szczególne znaczenie mają dziś przede wszystkim kody z działu 52 i 523. Co ważne, ONRC pokazuje, że dawny kod 5229 z CAEN Rev.2 został rozdzielony na kilka pozycji Rev.3, co ma duże znaczenie dla firm spedycyjnych.

W praktyce dla klasycznej firmy spedycyjnej bardzo często sensowny jest zestaw obejmujący 5225 i/lub 5231, a w szerszym modelu również 5226. Trzeba jednak uważać z automatycznym kopiowaniem kodów z internetu. Model „freight forwarding” może w Rumunii obejmować zarówno klasyczną ekspedycję i organizację przewozu, jak i czyste pośrednictwo między klientem a przewoźnikiem, a to nie zawsze jest identyczne z punktu widzenia klasyfikacji gospodarczej. Jeżeli spółka ma także sama przewozić towar, wtedy należy dodać również kod transportowy, ale to z kolei oznacza wejście w reżim właściwy dla przewoźników drogowych. Należy zauważyć, że dodanie kodów spedycyjnych przy zakładaniu spółki może nie być możliwe ponieważ spółka nie posiada licencji. Dopiero po uzyskaniu licencji sąd dopuszcza zmianę kodu działalności.

Jak otworzyć firmę spedycyjną w Rumunii – krok po kroku

Company Romania oferuje założenie spółki spedycyjnej wraz z uzyskaniem licencji i pełną obsługą prawno-księgową. Pomagamy także w wielu nieoczywistych rzeczach np. ubezpieczeniach, uzyskaniu gwarancji bankowej/ubezpieczenia, pozyskanie odpowiedniego lokalu i wiele innych. Wszystkie procesy są zintegrowane w naszej usłudze a działalność klienta praktycznie ograniczą się przede wszystkim do podpisu dokumentacji. Pozwala to na dużo sprawniejsze i szybsze rozpoczęcie działalności operacyjnej.

1. Wybór nazwy firmy

Pierwszym krokiem jest wybór nazwy i sprawdzenie jej dostępności. ONRC udostępnia formularz rezerwacji nazwy przedsiębiorstwa, a przy praktycznym przygotowaniu wniosku dobrze jest mieć kilka wariantów nazwy. Dzięki temu można uniknąć opóźnień, jeśli pierwsza propozycja okaże się zajęta lub zbyt podobna do już istniejącego podmiotu.

2. Przygotowanie dokumentów spółki

ONRC publikuje formularze i dokumenty potrzebne do rejestracji osób prawnych. W praktyce przy zakładaniu SRL trzeba przygotować przede wszystkim wniosek rejestrowy, formularz rejestracji podatkowej, akt założycielski SRL, deklarację o warunkach prowadzenia działalności oraz deklarację dotyczącą beneficjenta rzeczywistego. W wielu przypadkach potrzebny będzie także dokument dotyczący siedziby oraz dokumenty tożsamości wspólników i administratorów.

3. Złożenie wniosku do ONRC

Dokumenty można złożyć w Rumunii w formie papierowej albo elektronicznie. ONRC wskazuje, że wniosek może być złożony osobiście, przez pełnomocnika, pocztą, kurierem lub przez środki elektroniczne. Przy składaniu elektronicznym dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo odpowiednio uwierzytelnione. Dla cudzoziemca oznacza to, że samodzielna rejestracja jest formalnie możliwa, ale w praktyce bywa trudna z uwagi na język, strukturę formularzy i wymogi formalne. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców korzysta z profesjonalnej pomocy przy rejestracji firmy w Rumunii.

4. Zadbaj o prawidłowy przedmiot działalności już na starcie

To szczególnie ważne w spedycji. ARR wymaga bowiem, aby z dokumentów spółki wynikało, że przedsiębiorca ma w przedmiocie działalności aktywności conexe transportului rutier, czyli działalności powiązane z transportem drogowym. Jeżeli wpiszesz zbyt wąskie albo źle dobrane kody, może się okazać, że sama rejestracja spółki przebiegnie poprawnie, ale później nie uzyskasz licencji spedycyjnej albo trzeba będzie wracać do zmian w akcie założycielskim.

Licencja freight forwarding w Rumunii – najważniejsza część całego procesu

Najważniejszym elementem przy otwieraniu firmy spedycyjnej w Rumunii jest zrozumienie, że działalność polegająca na organizowaniu drogowych operacji przewozowych za wynagrodzeniem nie kończy się na wpisie spółki do rejestru handlowego. ARR wskazuje wprost, że działalności pomocnicze dla transportu drogowego mogą być wykonywane wyłącznie na podstawie licencji dla działalności conexe transportului rutier. Jedną z tych działalności jest właśnie intermedierea operațiunilor de transport rutier contra cost, czyli odpowiednik licencjonowanej spedycji drogowej / freight forwarding w rozumieniu organizacji przewozu drogowego za wynagrodzeniem.

To oznacza, że jeżeli firma ma faktycznie przyjmować zlecenia transportowe od klientów i organizować ich wykonanie przez przewoźników drogowych, trzeba uzyskać odrębną licencję ARR. Nie wolno tego mylić z licencją wspólnotową dla przewoźnika drogowego. Licencja spedycyjna nie zastępuje licencji transportowej, a licencja transportowa nie zastępuje licencji spedycyjnej. Są to dwa odrębne dokumenty dla dwóch odrębnych modeli biznesowych.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby uzyskać licencję spedycyjną ARR?

Rumuńskie normy wykonawcze przewidują cztery podstawowe warunki uzyskania licencji dla działalności pośrednictwa w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem. Operator ekonomiczny musi wykazać:

• bazę materialną,
• kompetencję zawodową,
• nieposzlakowaną opinię / onorabilitate,
• zdolność finansową.

Baza materialna oznacza przede wszystkim prawo do lokalu, w którym będzie prowadzona działalność spedycyjna. ARR wymaga dokumentów potwierdzających tytuł do przestrzeni, w której będą wykonywane czynności pośrednictwa, na okres co najmniej jednego roku od daty złożenia wniosku. Co ważne, dokumenty te mają być aktualizowane corocznie aż do wygaśnięcia licencji. Brak aktualizacji może prowadzić do utraty jej ważności.

Kompetencja zawodowa jest spełniona wtedy, gdy przedsiębiorca ma zatrudnionego menedżera transportu kierującego działalnością pośrednictwa, posiadającego certyfikat kompetencji zawodowych przewidziany w rozporządzeniu (WE) nr 1071/2009, ważny dla typu pośredniczonego transportu. W praktyce oznacza to, że firma spedycyjna nie może po prostu „wymyślić sobie” działalności i zacząć jej prowadzić bez osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych. Licencjonowana spedycja drogowa w Rumunii wymaga realnego zaplecza kompetencyjnego.

Onorabilitate, czyli dobra reputacja, oceniana jest przede wszystkim wobec menedżera transportu kierującego działalnością spedycyjną. Przepisy wskazują, że warunek ten nie jest spełniony m.in. wtedy, gdy dana osoba została skazana za przestępstwa dotyczące prawa handlowego, niewypłacalności, warunków pracy w zawodzie, ruchu drogowego, odpowiedzialności zawodowej, handlu ludźmi lub narkotykami. Problem może powstać również wtedy, gdy taka osoba w ostatnim roku pełniła tę samą funkcję w przedsiębiorstwie, któremu cofnięto licencję spedycyjną z jego udowodnionej winy.

Zdolność finansowa to jeden z najważniejszych i najczęściej niedoszacowanych wymogów. ARR wymaga, aby operator ekonomiczny dysponował kapitałem i rezerwami w wysokości co najmniej 50.000 euro. Można to wykazać na podstawie rocznych sprawozdań finansowych poświadczonych przez audytora lub odpowiednio uprawnioną osobę. Jeżeli przedsiębiorstwo nie jest w stanie wykazać takich rezerw bezpośrednio, przepisy dopuszczają także dokument potwierdzający zdolność finansową w formie takiej jak gwarancja bankowa lub ubezpieczenie, wystawione przez bank albo inną instytucję finansową, w tym zakład ubezpieczeń. To właśnie ten warunek sprawia, że otwieranie firmy spedycyjnej w Rumunii bywa istotnie bardziej wymagające niż otwarcie zwykłej spółki usługowej.

Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania licencji freight forwarding?

ARR wskazuje szczegółowy katalog dokumentów. Wniosek o wydanie licencji składa się do właściwej agencji terytorialnej ARR, na obszarze której ma być prowadzona działalność. Do wniosku dołącza się przede wszystkim:

• dokumenty potwierdzające prawo do lokalu,
• certyfikat rejestracji spółki i akt założycielski, z których wynika odpowiedni przedmiot działalności,
• decyzję o powołaniu menedżera transportu,
• certyfikat kompetencji zawodowych menedżera transportu,
• zaświadczenie o niekaralności menedżera transportu,
• dokumenty potwierdzające zdolność finansową,
• dowód uiszczenia opłaty za licencję.

ARR publikuje również aktualną informację o opłacie: za wydanie licencji dla działalności pośrednictwa w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem opłata wynosi obecnie 5.000 lei za 5 lat. To ważne, bo wiele starszych opracowań opisuje spedycję tak, jakby była zwykłą działalnością biurową bez licencjonowania. W przypadku drogowego freight forwarding w Rumunii tak nie jest.

Ile trwa uzyskanie licencji spedycyjnej w Rumunii?

Zgodnie z normami ARR licencja dla działalności pośrednictwa w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem powinna zostać wydana w terminie do 30 dni od daty rejestracji wniosku albo organ powinien przekazać pisemną, uzasadnioną odmowę. Licencja jest wydawana na okres 5 lat. Dodatkowo przepisy przewidują, że w ciągu maksymalnie 90 dni od wydania licencji właściwy inspektorat kontroli w transporcie drogowym przeprowadzi kontrolę w siedzibie przedsiębiorcy. To oznacza, że licencja nie jest dokumentem „papierowym dla świętego spokoju”, ale wiąże się z realną weryfikacją warunków działalności.

Trzeba też pamiętać o jeszcze jednej rzeczy: licencja ta jest wymagana dla każdego punktu pracy lub oddziału, w którym prowadzona ma być działalność spedycyjna. Jeżeli więc firma planuje kilka biur operacyjnych, nie wystarczy jeden dokument „na całą Rumunię” bez dalszej analizy. Wymogi trzeba spełnić osobno dla każdej lokalizacji, w której wykonywane będzie licencjonowane pośrednictwo transportowe.

Spedycja a transport drogowy – najważniejsze różnice

To temat, którego nie wolno pominąć. Jeżeli spółka ma być wyłącznie spedytorem i organizować przewozy wykonywane przez innych przewoźników, podstawowym dokumentem branżowym będzie licencja ARR dla działalności pośrednictwa w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem. Jeżeli jednak spółka sama ma wykonywać przewozy drogowe towarów własnymi ciężarówkami, wtedy potrzebna będzie licencja wspólnotowa przewoźnika drogowego. ARR wskazuje, że licencja wspólnotowa dla transportu drogowego towarów jest wydawana na 10 lat, a kopie zgodne tej licencji wydaje się dla poszczególnych pojazdów z ważnością co najmniej 1 roku i nie dłużej niż okres ważności samej licencji.

W praktyce oznacza to, że firma spedycyjna może działać bez własnej floty, ale nie może wykonywać przewozu jako przewoźnik bez wejścia w drugi, odrębny reżim licencyjny. Wielu przedsiębiorców popełnia błąd, zakładając, że skoro „mają spedycję”, to mogą także przewozić własnymi ciężarówkami bez dalszych formalności. Tak nie jest. W Rumunii trzeba wyraźnie oddzielić status spedytora od statusu operatora transportu drogowego.

Najczęstsze błędy przy otwieraniu firmy spedycyjnej w Rumunii

• mylenie spedycji z transportem drogowym,
• zakładanie spółki bez dobrania właściwych kodów CAEN Rev.3,
• pominięcie faktu, że drogowa spedycja w Rumunii jest działalnością licencjonowaną przez ARR,
• brak menedżera transportu z odpowiednim certyfikatem kompetencji zawodowych,
• niedoszacowanie wymogu zdolności finansowej na poziomie 50.000 euro,
• założenie, że jeden dokument wystarczy dla wszystkich oddziałów,
• nieaktualizowanie dokumentów dotyczących prawa do lokalu,
• przyjmowanie, że rejestracja spółki w ONRC automatycznie daje prawo do prowadzenia licencjonowanej spedycji drogowej.

Najważniejsze wymagania w skrócie

• załóż spółkę, najczęściej SRL,
• dobierz odpowiednie kody CAEN Rev.3, najlepiej pod realny model spedycji,
• upewnij się, że przedmiot działalności obejmuje działalności powiązane z transportem drogowym,
• zabezpiecz lokal do prowadzenia działalności,
• powołaj menedżera transportu z odpowiednimi kwalifikacjami,
• przygotuj dokumenty potwierdzające dobrą reputację i zdolność finansową,
• złóż wniosek do właściwej agencji terytorialnej ARR,
• uiszcz opłatę licencyjną,
• przygotuj się na kontrolę po wydaniu licencji,
• jeśli chcesz także sam przewozić towary, uzyskaj odrębną licencję transportową.

Podsumowanie

Otworzenie firmy spedycyjnej w Rumunii nie sprowadza się do samego wpisu spółki do rejestru handlowego. O ile założenie SRL jest stosunkowo standardową procedurą korporacyjną, o tyle wykonywanie drogowej działalności freight forwarding wymaga już uzyskania odrębnej licencji ARR dla pośrednictwa w operacjach transportu drogowego za wynagrodzeniem. To właśnie ten element odróżnia profesjonalną, legalnie działającą firmę spedycyjną od zwykłej spółki konsultingowej lub handlowej, która ma tylko „transportowe” brzmienie w nazwie.

Najważniejsze jest, by od początku nie pomylić spedycji z transportem drogowym. Spedytor organizuje przewóz i odpowiada kontraktowo wobec klienta, ale nie musi mieć floty. Przewoźnik wykonuje fizyczny transport i potrzebuje innego zestawu licencji. Jeżeli planujesz wejście na rynek rumuński w sposób uporządkowany, dobrze zacząć od poprawnego założenia spółki, dobrania właściwych kodów CAEN, a następnie uporządkować temat licencji i pozwoleń. W praktyce właśnie ten etap decyduje o tym, czy firma spedycyjna będzie mogła działać legalnie, skalowalnie i bez kosztownych problemów regulacyjnych.

FAQ – firma spedycyjna w Rumunii