Zmiana siedziby spółki w Rumunii

Zmiana siedziby spółki w Rumunii wiąże się z obowiązkiem poinformowania określonych instytucji o adresie, pod którym firma będzie formalnie figurowała. Siedzibę firmy można zmienić w obrębie tego samego lub innego hrabstwa. Należy jednak pamiętać, że w przypadku przeniesienia siedziby firmy do sąsiedniego hrabstwa, opłaty formalne z nim związane będą wyższe, niż w przypadku zmiany adresu firmy w tym samym hrabstwie.

Zmiana siedziby spółki – kiedy należy dokonać zgłoszenia?

Aby dokonać zmiany adresu siedziby spółki w Rumunii, przedsiębiorca musi złożyć wniosek do Rejestru Handlowego, tzw. ONRC, czyli rumuńskiego odpowiednika polskiej bazy KRS/CEiDG (www.onrc.ro). Zmiana ta może nastąpić w kilku przypadkach:

• po wygaśnięciu prawa do korzystania z powierzchni zajmowanej przez przedsiębiorstwo, w wyniku przeniesienia działalności do innego miasta wewnątrz kraju;
• gdy zachodzi konieczność przeniesienia siedziby firmy do innego hrabstwa.

W każdej w wymienionych sytuacji przedsiębiorca zobligowany jest do złożenia szeregu dokumentów do ONRC w celu uruchomienia niezbędnych procedur administracyjnych.

Siedziba firmy może zostać zmieniona w dowolnym momencie. W przypadku spółek, decyzja o zmianie adresu firmy w pierwszej kolejności zostaje podjęta decyzją wspólnika lub walnego zgromadzenia wspólników. Bez formalnej zgody wspólników procedura rejestracji wniosku o zmianę siedziby firmy w Rejestrze Handlowym nie może zostać uruchomiona.

Dokumenty wymagane do wniosku o zmianę siedziby

Niezależnie od tego, czy mowa o zmianie siedziby, czy o rejestracji nowej firmy, każda tego typu procedura administracyjna wymaga przygotowania wielu niezbędnych dokumentów. Należy przedłożyć je w Rejestrze Handlowym. Aby usprawnić przebieg postępowania administracyjnego, przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na skorzystanie z pomocy tzw. prawników korporacyjnych, czyli wyspecjalizowanych kancelarii prawnych, zajmujących się obsługą formalną i nadzorem nad postępami procedur administracyjnych związanych z obsługą wniosku. Company Romania również świadczy usługi zmiany siedziby spółki.

Do rozpatrzenia wniosku o zmianę siedziby firmy, wymagane są następujące dokumenty:

1. Wniosek o rejestrację;
2. Deklaracja spełnienia przez osobę prawną warunków działania określonych w przepisach dotyczących bezpieczeństwa sanitarnego, weterynaryjnego, środowiskowego i BHP. W formularzu osoba prawna podaje, jakie czynności będą wykonywane w siedzibie firmy. Jeśli przedsiębiorstwo dysponuje kilkoma siedzibami (siedziba główna, filia, punkt dystrybucyjny), w deklaracji należy ująć powyższe czynności i wymogi dla każdej z nich. Działalność deklarowana musi być zgodna z warunkami działania firmy;
3. Formalna decyzja dotycząca zmiany siedziby przedsiębiorstwa (decyzja walnego zgromadzenia wspólników, decyzja wspólnika lub dyrekcji firmy);
4. Umowa najmu, umowa towarowa lub dokument własności, poświadczający prawo do użytkowania powierzchni i wykorzystywania nieruchomości na siedzibę firmy;
5. Złożenie wniosku do Krajowej Agencji Administracji Skarbowej (ANAF) o uzyskanie specjalnego zaświadczenia wydanego przez właściwy organ administracji finansowej. Potwierdza on brak rejestracji jakichkolwiek dokumentów  dotyczących przeniesienia prawa do korzystania z nieruchomości. W uproszczeniu, wydane zaświadczenie jest potwierdzeniem, że siedziba nie została zarejestrowana innym dokumentem zbycia prawa użytkowania.
6. Dokument potwierdzający założenie działalności gospodarczej;
7. W przypadku, gdy firma posiada pełnomocnika, należy dołączyć pełnomocnictwo dla osoby wyznaczonej do załatwienia formalności prawnych;
8. Dowód uiszczenia opłaty administracyjnej.

Po pozytywnym rozpatrzeniu złożonego wniosku, przedsiębiorca otrzymuje specjalny dowód rejestracyjny z informacją o nowej siedzibie firmy.

Warto dodać, że przy składaniu wniosku o zmianę siedziby firmy w innym hrabstwie na terenie Rumunii, przedsiębiorca musi najpierw złożyć wniosek o sprawdzenie dostępności nazwy firmy i dokonać rezerwacji nazwy firmy w przypadku, gdy ta nazwa nie figuruje w bazie danych firm określonego hrabstwa. We wniosku, oprócz nazwy firmy, należy wpisać trzy alternatywne nazwy oraz uiścić opłatę rejestracyjną w wysokości 72 lei. Następnie wydany dokument należy złożyć w urzędzie razem z pozostałymi dokumentami.

Opłaty i formalności

Zaświadczenie o zmianie adresu siedziby firmy wydawane jest w formie certyfikatu. Oprócz nowego adresu uwzględnione są w nim również:

• dane rejestracyjne firmy,
• dokumenty poświadczające zmianę siedziby,
• wszelkie aktualizacje dotyczące funkcjonowania firmy.

W następnej kolejności zostaje zaktualizowany wpis w bazie ONRC. Konieczne będzie również wydanie nowego tzw. CUI. Uzyskanie tego dokumentu podlega opłacie skarbowej. Oczywiście, niezbędna jest również aktualizacja wszystkich dokumentów firmy, na których widnieje jej stary adres.

W sytuacji, gdy firma zostaje przeniesiona na rynek zagraniczny, zostaje ona usunięta z ewidencji kraju, w którym była pierwotnie zarejestrowana.

W zależności od tego, czy zmiana adresu przedsiębiorstwa następuje wewnątrz danego hrabstwa, czy firma zmienia siedzibę na inne hrabstwo, koszty uzyskania niezbędnych pozwoleń mogą się różnić. Poniższa tabela przedstawia wybrane koszty zmiany siedziby spółki w Rumunii.

Warto zaznaczyć, że firma może złożyć dokumenty o zmianę siedziby nawet po jej wygaśnięciu. Jednak w przypadku braku adresu, firma może zostać uznana za nieaktywną, co wiąże się z licznymi utrudnieniami w jej funkcjonowaniu na rynku. Dlatego bardzo ważne jest, aby na bieżąco dokonywać niezbędnych aktualizacji danych przedsiębiorstwa.

Zamów zmianę siedziby spółki w Company Romania już teraz! Dysponujemy siedzibami w Bukareszcie i Timisoarze.